+7 (499) 689-01-51
+7 (499) 689-02-63
Девелопмент
Управляющая компания коммерческой недвижимостью
Техническое обслуживание
Клининг

Практика управления объектом недвижимости:

Основные этапы управления объектом недвижимости:

  1. Прием объекта в управление:
  • недвижимое имущество;
  • движимое имущество;
  • документация (финансовая, техническая);
  • техническое обследование (конструктивные элементы, электросети, водопровод и канализация, отопление и горячее водоснабжение, слаботочные сети);
  • персонал;
  • анализ существующих договоров (аренды, на поставку коммунальных услуг, на техническое обслуживание специального оборудования, подрядных договоров).
  1. Разработка программы управления:
  • разработка развернутого плана управления и выдача заданий исполнителям;
  • подробное исследование окружающего района;
  • фиксация текущего состояния объекта;
  • анализ вариантов развития объекта;
  • уточнение цели владельца;
  • составление плана аренды;
  • составление плана сервиса и развития дополнительных источников дохода;
  • составление плана технического обслуживания;
  • составление бюджетов;
  • определение источников финансирования;
  • утверждение программы у владельца.
  1. Управление бизнес-центром в устоявшемся режиме:
  • работа с потенциальными арендаторами;
  • работа с арендаторами;
  • управление финансами объекта;
  • ведение документооборота на объекте;
  • организация реконструкции и ремонтов,
  • управление технической эксплуатацией объекта;
  • организация и контроль уборки объекта;
  • управление охраной объекта;
  • работа с владельцем объекта;
  • работа с контролирующими органами(СЭС, Госпожнадзор, ПИБ, и т.д.) и органами власти;
  • отчетность на объекте;
  • работа с персоналом.

Прием объекта в управление:

1. Инвентаризация

Недвижимое имущество

 — опись и нумерация всех помещений  (отделка, подробное физическое состояние, назначение, пользователь и условия пользования, перечень срочных мероприятий)

Движимое имущество

 — опись (наименование, местонахождение, стоит ли на балансе Владельца, балансовая и рыночная стоимость, пользователь и условия пользования)

Документация

  •  Финансовая:

 — Договора на поставку коммунальных услуг

 — Договора подряда по объекту

 — Договора на эксплуатацию и сервис

  • Техническая:

 — Технический паспорт

 — Проектная документация

 — Схемы существующих сетей

 — Техническая документация на оборудование

 — Генплан, геодезическая съемка участка (лавсан)

 — Журналы технического обслуживания

Персонал

 — имеющееся штатное расписание, заработная плата

 — имеющиеся должностные инструкции

Техническое обследование

  1. Подача заявки в службу Заказчика на обследование объекта
  1. Визуальное обследование Объекта:

конструктивные элементы (почвы, фундаменты, стены, перекрытия, кровля, отделка)

  • наименование,
  • материал,
  • физ. состояние,
  • необходимые ремонты

электросети

  • схемы
  • мощность
  • описание элементов сети  от вводного устройства до потребителей (наименование, тип, год изготовления, физ. состояние, схема)

водопровод и канализация

  • схемы
  • описание элементов сети от вводного устройства до потребителей (наименование, тип, год изготовления, физ. состояние, схема)

отопление

  • схемы
  • описание элементов сети от вводного устройства до потребителей (наименование, тип, год изготовления, физ. состояние, схема) 

лифты

вентиляция и кондиционирование

  • схемы
  • описание элементов сети от вводного устройства до потребителей (наименование, тип, год изготовления, физ. состояние, схема)

слаботочные сети

  • схемы
  • описание элементов сети от вводного устройства до потребителей (наименование, тип, год изготовления, физ. состояние, схема)

заземление и зануление объекта

  • схемы
  • состояние

 

  1. Составление отчета об обследовании.
  1. Предложения по необходимости технической экспертизы объекта.
  1. Заключение договора на тех экспертизу

Составление существующего операционного бюджета.

 

Фиксация состояния объекта на момент приема в управление

  • составление отчета об обследовании
  • предоставление его собственнику

 

Анализ существующих договоров и принятие решения об их судьбе

Подрядчики и исполнители

 — встречи с подрядчиками и исполнителями с целью определения объема выполняемых ими работ

 — Определение списка нужных подрядчиков и заключение с ними договоров или изменение действующих

  • ТО
  • Лифты
  • Вентиляция и кондиционирование
  • Уборка
  • Телекоммуникации

Подбор персонала службы ТО:

  • составление штатного расписания
  • разработка должностных инструкций персоналу
  • составление заявки в службу персонала
  • встречи с имеющимся персоналом и принятие решения о его судьбе
  • набор недостающего персонала

Определение порядка ведения документации и отчетности

Подготовка перечня документов (таблиц, списков, журналов и т.п.), необходимых для ТО объекта.

Разработка программы управления:

1.Разработка развернутого плана программы управления и выдача заданий исполнителям

2.Подробное исследование окружающего района и составление отчета Текущее состояние объекта (см.п.3.1.2.)

3.Уточнение цели Владельца

4.Вариантный анализ

4.1.Определение вариантов возможных действий

4.2.Оценка вариантов

4.3.Выбор варианта

5.Разработка программы действий.

5.1.Составление плана аренды

  • определение целевого рынка
  • определение назначения  и количества всех площадей
  • определение ставки
  • прогноз темпов заполнения

5.2.Составление плана сервиса и развития дополнительных источников дохода

  • определение необходимых элементов инфраструктуры объекта
  • определения их местоположения
  • определение способа их эксплуатации (самостоятельно или арендатор)
  • прогноз доходов и расходов
  • определение необходимых вложений

5.3.Составление плана ТО

  • определение перечня и периодичности необходимых видов работ  по каждому элементу объекта
  • определение режима работы техперсонала
  • определение способа эксплуатации по каждому элементу объекта (самостоятельно или подрядчик)
  • определение штатного расписания службы ТО
  • определение квалификации необходимого персонала и вида необходимых допусков и удостоверений
  • составление должностных инструкций персонала ТО
  • составление бюджета ТО
  • определение первоначальных вложений

5.4.Определение направления развития объекта

  • перечень необходимых улучшений
  • график производства работ
  • затраты

5.5. Составление бюджетов:

  • операционного
  • капиталовложений
  • долгосрочного
  • рекламного
  • бюджет УК

5.6.Определение источников финансирования

6.Оформление программы

7.Утверждение программы у Собственника

 

Реконструкция и ремонты.

1.Подготовка основания для проведения работ (в соответствии с порядком, предусмотренном договором).

  • Программа развития объекта.
  • План мероприятий.
  • Технико-экономическое обоснование.

2.Определение источника финансирования.

3.Согласование с ген. директором управляющей компании и утверждение у Собственника.

4.Составление и передача заявки на организацию производства работ службе Заказчика.

5.Составление технического задания..

6.Выбор проектировщика

7.Подписание договора на проектирование, получение копии лицензии.

8.При необходимости  получение АПЗ и другой разрешительной документации от государственных надзорных органов (составить подробный перечень)

9.Согласование проекта.

10.Выбор подрядчика.

11.Подготовка договора подряда, плана производства и графика финансирования работ

12.Подписание договора подряда, получение копии лицензии подрядчика.

13.Уведомление службы эксплуатации о начале работ и передача ППР.

14.Определение режима работы подрядчика.

15.Допуск подрядчика на объект и передача ему помещений по акту:

  • охрана
  • служба эксплуатации

16.Получение от подрядчика счета на аванс и передача его и заявки в бухгалтерию.

17.Составление заявки на перечисление аванса и передача ее в бухгалтерию

18.Утверждение заявки

19.Перечисление аванса.

20.Контроль над качеством и сроками выполнения работ.

21.Приемка выполненных работ

  • проверка объемов и качества, согласование актов выполненных работ (форма 2)
  • подписание актов выполненных работ
  • утверждение актов выполненных работ
  • выдача указания службе эксплуатации о приемке работ
  • ввод в эксплуатацию с составлением акта ввода.
  • прием от подрядчика документов о выполнении работы  (формы 2,3, исполнительной документации (схем, актов на скрытые работы и т.п.))
  • архивация:
  • формы 2,3 – бухгалтерия
  • исполнительная документация – архив Объекта, копия -  служба эксплуатации

22. Расчет штрафных санкций в случае просрочки выполнения работ или других нарушениях договора подряда

23.Получение от подрядчика счетов-фактур, составление заявки на оплату и передача в бухгалтерию.

24.Утверждение заявки и оплата.

25.Внесение суммы затрат в ежемесячный  отчет Собственнику

 

Производство работ арендатором в счет арендной платы

1.Определение перечня и стоимости предполагаемых работ.

2.Определение перечня и стоимости работ, зачитываемых в счет арендной платы

3.Получение от арендатора сметы на работы, подлежащие зачету

4.Принятие решения о производстве работ

5.Оформление дополнительного соглашения к договору аренды или договора подряда с арендатором

6.Подписание договора подряда, получение копии лицензии подрядчика

7. Уведомление службы эксплуатации о начале работ и передача ППР

8.Определение режима работы подрядчика

9.Допуск подрядчика на объект и передача ему помещений по акту

  • охрана
  • служба эксплуатации

10.Контроль над качеством и сроками выполнения работ.

11.Приемка выполненных работ

  • проверка объемов и качества, согласование актов выполненных работ (форма 2)
  • подписание актов выполненных работ
  • утверждение актов выполненных работ
  • выдача указания службе эксплуатации о приемке работ
  • ввод в эксплуатацию с составлением акта ввода.
  • прием от арендатора документов о выполнении работы  (формы 2,3, исполнительной документации (схем, актов на скрытые работы и т.п.))
  • архивация:
  • формы 2,3 – бухгалтерия
  • исполнительная документация – архив Объекта, копия -  служба эксплуатации

12.Внесение суммы затрат в ежемесячный  отчет Собственнику

 

Техническое обслуживание:

1.Составление программы ТО

1.1.Сбор технической документации  (см. выше)

1.2.Получение отчета об обследовании объекта  (см. выше)

1.3.Разработка программы ТО  (см. выше)

1.4.Утверждение программы

1.5.Утверждение программы у Владельца

2.Выполнение программы ТО

2.1.Снабжение

2.1.1.Составление перечня необходимого инструмента и расходных материалов для персонала

2.1.2.Определение стоимости и составление заявки на приобретение

2.1.3.Согласование заявки

2.1.4.Утверждение заявки

2.1.5.Выписка счета или получение наличных денег

2.1.6.Приобретение и передача в работу

2.1.7.Составление заявок на пополнение запаса материалов

2.2.Организация работ по выполнению программы

2.2.1.Руководство персоналом

2.2.2.Ведение табелей рабочего времени

2.2.3.Премирование и штрафование

2.2.4.Проведение обходов объекта

2.2.5.Выдача дополнительных заданий персоналу по результатам обходов

3.Контроль над выполнением программы

3.1.Проверка периодичности  и качества проведения работ, предусмотренных программой

3.2.Проверка знаний техперсонала и наличия у них необходимых удостоверений

3.3.Производство обходов объекта поэлементно

3.4.Составление заявок на дополнительные работы по ТО

Выполнение заявок

4.Составление отчетов о ТО

4.1.Перечень произведенных работ

4.2.Перечень устраненных неисправностей

4.3.Перечень возможных неисправностей, способы их предупреждения и ориентировочная стоимость работ

4.4.Предложения о внесении изменений в программу ТО

4.5.Составление акта выполненных работ

5.Анализ отчетов о ТО

5.1.Согласование и утверждение отчета

5.2.Подача заявки на оплату выполненных работ

5.3.Подача предложений об изменении программы  ТО

5.4.Утверждение изменений в программе

5.5.Изменение программы ТО

Уборка:

1.Составление программы уборки

1.1.Определение общих и полезных площадей подлежащих уборке

1.2.Определение объемов необходимых работ

1.3.Выбор исполнителя (подрядчик / собственный персонал / комбинация)

1.4.Составление штатного расписания, режима работы персонала и должностных инструкций

1.5.Проведение предварительных переговоров и составление необходимых договоров

1.6.Подписание необходимых договоров

1.7.Определение объема необходимого инструмента и расходных материалов

1.8.Определение стоимости работ по общим и полезным площадям

1.9.Определение источников финансирования

1.10.Оформление программы уборки

1.11.Утверждение программы

1.12.Утверждение программы у Владельца

 

2.Выполнение программы Уборки

2.1.Снабжение

2.1.1.Составление перечня необходимого инструмента и расходных материалов для персонала

2.1.2.Определение стоимости и составление заявки на приобретение

2.1.3.Согласование заявки

2.1.4.Утверждение заявки

2.1.5.Выписка счета или получение наличных денег

2.1.6.Приобретение и передача в работу

2.1.7.Составление заявок на пополнение запаса материалов

 

1.3.Организация работ по выполнению программы

2.1.7.Руководство персоналом

2.1.8.Ведение табелей рабочего времени

2.1.9.Премирование и штрафование

2.1.10.Проведение обходов объекта

2.1.11.Выдача дополнительных заданий персоналу по результатам обходов

2.2.6.Подача заявок в службу ТО по результатам обходов

 

3.Контроль над выполнением программы

3.1.Проверка периодичности  и качества проведения работ, предусмотренных программой

3.2.Производство обходов объекта поэлементно

3.3. Составление заявок на дополнительные работы

 

4.Составление отчетов об уборке

4.1.Перечень произведенных работ

4.2.Предложения о внесении изменений в программу уборки

4.3.Составление акта выполненных работ

 

5.Анализ отчетов об уборке

5.1.Согласование и утверждение отчета

5.2.Подача заявки на оплату выполненных работ

5.3.Подача предложений об изменении программы уборки

5.4.Утверждение изменений в программе

5.5.Внесение изменений в  программу

 

Охрана:

1.Составление программы охраны

1.1. Определение режима и уровня охраны объекта

1.2.Определение вида и количества постов

1.3.Определение дополнительных средств охраны (ВОХР, кнопка, ТВ и т.п.)

1.4.Выбор исполнителя (охранная структура / собственный персонал / комбинация)

1.5.Составление штатного расписания, режима работы персонала и должностных инструкций

1.6.Проведение предварительных переговоров и составление необходимых договоров

1.7.Подписание необходимых договоров

1.8.Определение объема необходимого оборудования

1.9.Определение места размещения персонала и создание условий для его работы

1.10.Определение стоимости охраны

1.11.Определение источников финансирования

1.12.Оформление программы охраны

1.13. Утверждение программы у управляющего

1.14.Утверждение программы у Владельца

 

2.Выполнение программы охраны

2.2.Снабжение

2.2.1.Составление перечня необходимого оборудования для персонала

2.2.2.Определение стоимости и составление заявки на приобретение

2.2.3.Согласование заявки

2.2.4.Утверждение заявки

2.2.5.Выписка счета или получение наличных денег

2.2.6.Приобретение и передача в работу

2.2.7.Составление заявок на пополнение запаса материалов

2.3.Организация работ по выполнению программы

2.3.1.Руководство персоналом

2.3.2.Ведение табелей рабочего времени

2.3.3.Премирование и штрафование

2.3.4.Проведение обходов объекта

2.3.5.Выдача дополнительных заданий персоналу по результатам обходов

2.3.6.Ведение оперативного журнала

 

3.Контроль над выполнением программы

3.1.Проверка периодичности  и качества проведения работ, предусмотренных программой

3.2.Производство контрольных проверок

 

4.Составление отчетов

4.2.Перечень произведенных работ

4.3.Предложения о внесении изменений в программу охраны

4.4.Составление акта выполненных работ

 

5.Анализ отчетов

5.2.Согласование и утверждение отчета

5.3.Подача заявки на оплату выполненных работ

5.4.Подача предложений об изменении программы

5.5.Утверждение изменений в программе

5.6.Внесение изменений в  программу

 

Обратная связь